Quy trình quản lý kho chuyên nghiệp (PRO)

Quy trình quản lý kho chuyên nghiệp áp dụng cho công ty Thương mại, Sản xuất,… Ngoài quy trình, bạn cần thêm những gì để quản lý kho thật tốt và hiệu quả.

Hãy cùng tìm hiểu với Ad nhé.

1. Mục đích của Quy trình

Để hiểu được mục đích và tầm quan trọng của quy trình quản lý kho, bạn có thể xem qua ví dụ sau:

2.1. Ví dụ về Quản lý tồn kho kèm gây ra tình trạng Đứt hàng – Mất doanh số

Một ngày đẹp giời, khách hàng đến đặt hàng 1 tỷ để mua điều hòa cho công ty, giao hàng trong 10 ngày tới. Bạn mừng ra mặt khi vớ được hợp đồng lớn giúp công ty kiếm được cả trăm triệu lợi nhuận.

Nhưng ôi không, bạn vừa mới kiểm tra với thủ kho thì trong kho chỉ còn một lượng nhỏ hàng mà khách cần.

Bên bộ phận thu mua phản hồi, phải mất 1 tháng mới gom đủ hàng.

Bây giờ phải làm thế nào?

Nguyên nhân và thực tế:

Trong trường hợp trên, dù có gom đủ hàng từ nhiều nguồn khác nhau thì cũng mất rất nhiều chi phí không đáng có. Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều tiền nếu bạn là người chủ động. Đó là kiểm soát tồn kho chặt chẽ.

Để làm được điều đó thì cần có quy trình kiểm soát tồn kho.

2.2. Một số lý do khiến cho bạn mất tiền khi không có quy trình quản lý kho

  • Thủ kho tẩu tán hàng, đến cuối năm bạn mới biết
  • Hàng hỏng, dập nát khiến không bán được
  • Hàng tồn kho qua lâu, bị lỗi thời mà không có phương án xử lý tồn kho sớm
  • Chi nhánh này còn nhiều hàng, chi nhánh kia thì hết hàng mà không có sự liên kết dẫn tới mất doanh số
  • vân vân, và có rất nhiều tình huống khác khiến bạn mất tiền khi không có quy trình kiểm soát tồn kho

2. Quy trình quản lý kho

Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp có một quy trình khác nhau. Nhưng tựu chung lại nó nằm trong các phần chính sau đây.

quy trinh quan ly kho chuyen nghiep pro quy trình quản lý kho

  • Cơ sở dữ liệu hàng hóa

Điều đầu tiên ta phải làm là xác định danh sách hàng hóa của chúng ta gồm những gì. Tiếp đến là thông tin của một hàng hóa cần những thông tin nào, ví dụ như:

+ Mã hàng,

+ Tên hàng,

+ Đơn vị tính,

+ Kích thước, màu sắc, trọng lượng,…

Thông tin về hàng hóa càng đầy đủ càng giúp chúng ta quản lý tồn kho dễ dàng hơn.

  • Mua hàng

Không phải mua bao nhiêu cũng được hoặc mua lúc nào cũng được.

Mọi thứ cần phải có cơ sở:

+ Lịch sử nhập, xuất kho trong các tháng đã kinh doanh. Nếu mới bắt đầu kinh doanh thì dựa vào kế hoạch kinh doanh

+ Kế hoạch kinh doanh sắp tới là gì.

+ Hàng hóa có mang yếu tố mùa vụ không

+ Các chỉ số đánh giá chất lượng quản lý tồn kho: Số vòng quay hàng tồn kho chẳng hạn.

Dựa trên nhiều thông tin khác nhau, ta sẽ có được lượng hàng tối ưu cần mua.

  • Nhập kho

Khi nhập kho thì cần có những bộ phận nào cần tham gia:

+ Người giao hàng

+ Thủ kho tiến hành kiểm tra hàng tồn kho (có đủ không, chất lượng đảm bảo không) sau đó lập phiếu nhập kho.

+ Thông tin chuyển lên kế toán để ghi nhận vào sổ kế toán kho

+ Trên phiếu nhập kho, mọi cá nhân/ bộ phân có trách nhiệm liên quan đều phải ký xác nhận.

  • Lưu kho

Hàng hóa được lưu trữ thế nào để đảm bảo hạn chế mất mát, hỏng, lưu kho quá lâu,…

Tùy vào từng loại hàng hóa mà doanh nghiệp kinh doanh để ta bố trí kho bãi cho phù hợp.

  • Xuất kho

Tương tự với phần nhập kho, khi xuất kho ta cũng phải xác định rõ trách nhiệm của những cá nhân/ bộ phân liên quan.

Đảm bảo rằng, khi xuất kho bất kỳ hàng hóa nào cũng hạn chế việc xuất sai, không đúng yêu cầu hoặc gian lận.

  • Kiểm kê, Báo cáo & thống kê

Để kiểm soát hàng hóa tồn kho một cách chặt chẽ ta cần phải thường xuyên tiến hành kiểm kê hàng hóa.

Dựa vào kết quả kiểm kê ta sẽ xác định được những mặt hàng nào bị mất hàng hóa.

Hoặc những mặt hàng nào có rủi ro mất mát cao, giá trị hàng hóa mất có lớn không.

Để từ đó đưa ra quy trình kiểm soát chặt chẽ và phù hợp hơn giúp giảm thiểu mất mát hoặc hỏng hàng.

Còn về phần báo cáo:

Phần mềm quản lý kho tiện lợi sẽ giúp chúng ta dễ dàng biết được sức bán cũng như tình hình tồn kho bất kỳ lúc nào.

3. Các yếu tố cần thiết để giúp quy trình quản lý kho phát huy hiệu quả tốt nhất.

3.1. Yếu tố con người

Không thể phủ nhận được tầm quan trọng của yếu tố nhân sự mặc dù công nghệ ngày càng hiện đại.

Một thủ kho cần có:

+ Chuyên môn vững

+ Hiểu biết sâu về sản phẩm

+ Có tâm

Các bộ phần khác như: Mua hàng, Kế toán cũng rất quan trọng trong việc kiểm soát tồn kho chặt chẽ, hiệu quả.

3.2. Phần mềm quản lý kho

Nếu doanh nghiệp bạn chỉ có vài mặt hàng thì quản lý bằng sổ tay cũng ok rồi.

Nhưng khi có hàng trăm mã hàng và mỗi ngày mấy chục đơn hàng thì không thể dùng sổ tay để quản lý được.

Khi đó, bạn cần có một phần mềm quản lý kho Hiệu quả.

  • Với doanh nghiệp nhỏ & ngân sách hạn chế:

Bạn có thể sử dụng excel để quản lý hàng hóa của doanh nghiệp khi doanh nghiệp còn nhỏ và ngân sách hạn hẹp.

Bởi lẽ, excel rất dễ sử dụng và tính linh hoạt.

Nếu excel của bạn tốt thì bạn có thể tự lập ra một file excel đơn giản để quản lý.

Ngược lại, bạn nên sử dụng file excel quản lý kho chuyên nghiệp từ một đơn vị chuyên nghiệp thì sẽ tốt hơn

=> Tham khảo: File quản lý kho bằng excel chuyên nghiệp do WKN thiết kế.

  • Doanh nghiệp lớn thì sao:

Chắc chắn là không thể dùng excel để quản lý cả một hệ thống hàng tồn kho cho doanh nghiệp lớn được.

Khi đó, doanh nghiệp bạn cần đầu tư các phần mềm viết trên các ngôn ngữ lập trình chuyên nghiệp hơn ví dụ như SQL.

Nếu có hàng triệu bản ghi nhập/ xuất thì bạn nên nghĩ tới dùng ERP để quản lý nhé bạn.

ERP là phần mềm quản lý nguồn lưc – rất nổi tiếng trên thế giới đó các bạn.

Hi vọng với những chia sẻ trên của ad sẽ giúp bạn có được một quy trình quản lý tồn kho hiệu quả.

Mọi ý kiến góp ý, các bạn đừng ngại email cho ad nhé.

Email: hoangngan1188@gmail.com

  • Add Your Comment

    Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.