Cách sử dụng hàm Countif – Học viện Excel Danh giá

Phần I – Hàm countif cơ bản

Hàm count là hàm dùng để đếm các ô có giá trị là số (number) trong excel. Counta dùng để đếm các ô có chứa giá trị (cả số và chữ). Countblank dùng để đếm những ô trống. Và khi chúng ta muốn đếm các phần tử trong bảng tính theo điều kiện nào đó chúng ta dùng countif.

Countif có ứng dụng nhiều trong công tác thống kê . Nó được sử dụng khi cần đếm các phần tử theo một điều kiện nào đó. Countif dùng trong hành chính nhân sự khi chấm công. Dùng trong kinh doanh khi tính số lần giao dịch (tần xuất) trong tháng của một khách hàng … Đây cũng là một hàm được sử dụng phổ biến trong excel.

Công thức của hàm Countif:

=Countif(range,criteria)

Diễn giải

=Đếm có điều kiện (Vùng chứa phần tử cần đếm a, điều kiện đếm b)

Công thức này có thể hiểu đơn giản như sau:

Đếm các phần tử thỏa mãn điều kiện b trong vùng cần đếm a.

Cách dùng hàm Countif

Cách dùng hàm này rất đơn giản, chúng ta cùng xem ví dụ về bảng chấm công bên dưới để hiểu rõ hơn về cách dùng của hàm này nhé:

Trên đây là một bảng chấm công và các giải thích về ký hiệu. Ta phải đi tính số tính số ngày nghỉ có phép, không phép và số công đi làm của từng người. Đồng thời ta phải tính xem từng ngày có bao nhiêu người đi làm ở dòng tổng.

Ở đây chúng ta sử dụng hàm countif để đếm có điều kiện. Điều kiện đếm chính là các ký tự bằng x, x/2, p, k.

countif-2

Hình trên là công thức tính số ngày nghỉ có phép, tại ô AH4:

=COUNTIF(C4:AG4;”P”)

C4:G4 là vùng chứa phần tử cần đếm

“P”: điều kiện đếm b chính là các ô có giá trị là P (ta có thể hiểu rằng ô đó có giá trị =p)

Lưu ý:

  1. Ở đây, điều kiện đếm b chúng ta có thể viết chữ hoa hoặc chữ thường đều được, hàm countif không phân biệt ký tự viết hoa và viết thường.
  2. Chúng ta copy công thức xuống dưới, cả vùng chứa giá trị cần đếm của chúng ta thay đổi, còn điều kiện đếm không đổi (vẫn là x và x/2) nên chúng ta không cần sử dụng dấu $ – dấu địa chỉ tuyệt đối – để cố định vùng cần đếm.
  3. Khi điều kiện đếm trong hàm là một ký tự hoặc một chuỗi ký tự thì ta phải đặt chuỗi đó trong ngoặc kép “ ”. Như đã giải thích tại bài viết về cách sử dụng hàm if cơ bản, nếu ta không để chuỗi ký tự text trong ngoặc kép “ ” thì excel sẽ hiểu bạn muốn viết tên 1 hàm, nó sẽ không nhận ra được cấu trúc hàm, nó nghĩ bạn viết sai hàm và không cho ra kết quả.

Xem tiếp ví dụ về tính ngày nghỉ không phép:

countif-3

Tương tự với việc tính số ngày nghỉ không phép tại cột AI. Với ô AI4, ta có công thức như sau:

=COUNTIF(C4:AG4;”k”)

Vùng chứa giá trị cần đếm là C4:AG4

Điều kiện đếm b là các ô có giá trị là k

countif-4

Đối với việc tính số ngày đi làm trong tháng, công thức của chúng ta dài hơn một chút. Khi đó, ta cộng tổng kết quả của hàm đếm các ô có giá trị x và ½ kết quả hàm đếm các ô có giá trị x/2 (vì những ô có giá trị x/2 ta chỉ tính ½ ngày công). Công thức tại ô AJ như sau:

=COUNTIF(C4:AG4;”x”)+COUNTIF(C4:AG4;”x/2″)/2

Vùng chứa giá trị cần đếm vẫn là C4:AG4.

Điều kiện đếm b thì ta có x và x/2

Việc tính xem 1 ngày có bao nhiêu người đi làm, ta làm tương tự tính ngày công. Tuy nhiên, ta không chia kết quả đếm x/2 cho 2 nữa, vì yêu cầu ở đây không phải là tính công mà là đếm người đi làm. Ta xem công thức tại hình bên dưới.

countif-5

Tại dòng Tổng, với mỗi cột ngày, ta có công thức như sau. Ví dụ tại ngày mùng 2 của tháng, vị trí ô D7:

=COUNTIF(D4:D6;”x”)+COUNTIF(D4:D6;”x/2″)

Lúc này, vùng chứa giá trị cần đếm là D4:D6, giá trị cần đếm là x và x/2.

 

Phần II – Sử dụng hàm countif để đếm với điều kiện đếm là bất đẳng thức (gồm >, >=, <, <=, <>)

Ở phần 1, chúng ta đã tìm hiểu cách sử dụng hàm countif với 1 điều kiện theo cách phổ biến đó là đếm với điều kiện bằng b (=b).

Khi mà ta muốn đếm các phần tử với điều kiện nhỏ hơn, hoặc lớn hơn, hoặc nhỏ hơn hoặc bằng, hay lớn hơn hoặc bằng hay b khác x nào đó.

Trong trường hợp đó ta sử dụng công thức sau:

=Countif(vùng chứa giá trị cần đếm a, “Ký hiệu kất đẳng thức” & giá trị của bất đẳng thức)

Ký hiệu bất đẳng thức ở đây bao gồm:

“>” Lớn hơn, “<” nhỏ hơn, “>=” lớn hơn hoặc bằng, “<=” nhỏ hơn hoặc bằng, “<>” khác.

Ví dụ:

Chúng ta cũng xem ví dụ bên dưới để thấy rõ hơn cách dùng trong trường hợp này.

countif-6

Trong ví dụ trên, tại ô AJ15 có một dấu hỏi màu đỏ, chính là vị trí ta cần điền giá trị của bài toán. Bài toán là ta cần tìm số người có ngày công đi làm từ 25 ngày trở lên (lớn hơn hoặc bằng 25 công). Vậy công thức chúng ta sẽ viết như sau:

countif-7

Tại ô AJ15, công thức của chúng ta cần dùng là:

=COUNTIF(AJ4:AJ14;”>=”&25)

Vùng chứa giá trị cần đếm là AJ4:AJ14.

Điều kiện đếm chính là “>=”&25 (Có nghĩa là các giá trị trong vùng AJ4:AJ14 thỏa mãn điều kiện lớn hơn hoặc bằng 25).

Các viết này giống với hàm sumif (Vui lòng tham khảo bài viết về cách dùng hàm sumif). Tại sao ở đây chúng ta lại dùng dấu “ ”  và dấu “&”. Vì hàm Countif chỉ hiểu điều kiện của nó là một chuỗi hoặc 1 giá trị. Nếu là giá trị, ta không cần dấu “ ”. Nhưng, giống với Sumif và hầu hết các hàm excel khác, nếu trong công thức là chuỗi text, chúng ta cần đặt chuỗi đó trong dấu “ ”. Nếu ta sử dụng trực tiếp là >=25 thì hàm không hiểu được. Điều này chỉ phù hợp với hàm sumif và countif thôi nhé.

Trên đây, chúng ta đã tìm hiểu về các sử dụng hàm Countif trong việc đếm với 1 điều kiện cho trước. Hi vọng sau khi đọc xong bài viết này, các bạn có thể hiểu và ứng dụng hàm Countif trong công việc của mình, giúp cho công việc trở nên dễ dàng hơn.

  • Add Your Comment

    Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.